Introduction

L'Association pour le développement de l'éducation en Afrique (ADEA) et le ministère de l'Éducation du Ghana, pays hôte de la Triennale 2025 de l'ADEA sur l'éducation et la formation, invitent actuellement leurs partenaires à proposer des événements parallèles lors de la prochaine Triennale 2025 qui se tiendra à Accra, au Ghana, du 29 au 31 octobre 2025. Le premier jour de la Triennale sera consacré aux événements parallèles afin d'offrir une plateforme aux partenaires et membres intéressés pour promouvoir le dialogue, l'échange de connaissances et l'innovation entre toutes les catégories de participants.

Cette note d'information sur les événements parallèles est un guide des services techniques disponibles lors de la Triennale 2025 pour soutenir les événements parallèles et autres activités menées par les partenaires. Nous demandons aux partenaires et aux participants intéressés d'étudier ce document en détail afin de prendre connaissance de tous les services disponibles et de se conformer à toutes les instructions.

Dates et lieu des événements parallèles

Les événements parallèles se tiendront le premier jour de la Triennale, c'est-à-dire le 29 octobre 2025, à l'hôtel Labadi Beach à Accra, au Ghana. Les horaires prévus figureront dans le programme de l'événement, qui sera publié prochainement. Quatre salles de réunion pouvant accueillir jusqu'à 100 personnes sont disponibles pour chaque événement parallèle. Cela permet d'organiser jusqu'à quatre événements parallèles simultanément.

Forfait standard

Les organisateurs de la Triennale fourniront le forfait/les installations standard suivants pour les événements parallèles :

Une salle pouvant accueillir jusqu'à 100 personnes avec :

• 1 écran LCD
• 2 microphones
• 1 podium
• 2 à 3 chaises pour les tables rondes (il est possible d'en demander davantage)
• Services de traduction (anglais, français et portugais)
• Un lien virtuel pour la diffusion en ligne (sur demande)
• Équipements électriques
• Une caisse d'eau en bouteille

Les partenaires intéressés doivent contacter Shem Bodo par e-mail à l'adresse s.bodo@afdb.org pour demander le formulaire de proposition d'événement parallèle ou se rendre sur le site web de la Triennale pour télécharger un exemplaire du modèle de proposition d'événement parallèle.

Date limite

La date limite pour soumettre le formulaire de proposition d'événement parallèle est le 15 septembre 2025. Les organisateurs répondront aux partenaires après la date limite.

Calendrier des événements parallèles

Les organisateurs publieront le calendrier de tous les événements parallèles au cours de la première semaine d'octobre 2025 sur le site web de la Triennale. Toutes les dates et heures des événements parallèles seront communiquées à tous les partenaires.

Il est conseillé aux partenaires et aux organisateurs d'événements parallèles :

• De respecter le temps alloué (voir l'ordre du jour pour plus de détails).
• De ne pas prévoir de travail tardif, au-delà du temps alloué.
• De s'assurer que tous les équipements des stands et les déchets sont nettoyés avant la fin de leur session.

Badges et accès à l'événement

• Badges : Personne n'est autorisé à entrer dans les salles/halls des événements parallèles sans le badge approprié. Pour des raisons de sécurité, tous les partenaires organisant des événements parallèles sont tenus de porter/afficher leur badge pendant les événements.
• Réclamations : il est dans l'intérêt des partenaires ou des participants que tout défaut ou défaillance dans les services fournis par les organisateurs à la Triennale soit signalé à ces derniers dès que possible. Si vous souhaitez faire une réclamation, veuillez vous adresser au bureau d'information situé sur le site.

Dommages

• Les partenaires qui organisent des événements parallèles seront tenus responsables de tout dommage causé aux bâtiments, aux sols, aux murs ou aux panneaux. Les articles endommagés seront facturés à leur valeur de remplacement totale, et non à leur valeur de location.
• Les organisateurs d'événements parallèles ne doivent pas appliquer de peinture, de laque, d'adhésifs ou de revêtements sur les colonnes, les sols, etc. du bâtiment. Aucune affiche, aucun panneau, aucun revêtement de sol ou autre article ne doit être collé, cloué, scotché ou fixé de quelque manière que ce soit aux murs, sols, plafonds, colonnes, cloisons, panneaux ou moulures. Veuillez contacter les organisateurs pour toute information concernant les panneaux imprimés.

Démonstrations et machines

• Tous les types de démonstrations (par exemple, le fonctionnement de machines, la projection de vidéos et de films, etc.) doivent être signalés à l'avance et approuvés par les organisateurs. Cette information sera communiquée après la date limite de demande d'événement parallèle (15 septembre 2025). Veuillez noter que les organisateurs sont en droit de restreindre ou d'interdire ces démonstrations si elles perturbent l'événement, même si elles ont été préalablement approuvées.
• La reproduction musicale à l'aide d'une radio, d'un CD ou d'un DVD et la publicité acoustique nécessitent une autorisation et ne doivent pas déranger les organisateurs des événements parallèles voisins.
• Toutes les démonstrations doivent être effectuées dans le respect des règles de santé et de sécurité et ne doivent pas constituer un risque d'incendie ou de sécurité pour le démonstrateur ou le public.
• Les organisateurs se réservent le droit d'arrêter les démonstrations sur place si elles constituent une menace pour les participants. Pour plus d'informations et pour obtenir l'autorisation, veuillez contacter les organisateurs.
• Pour des raisons de sécurité et de responsabilité, l'installation de l'alimentation électrique sur les stands ne peut être effectuée que par des responsables de l'hôtel Labadi Beach, qui s'assureront que toutes les connexions sont vérifiées et sécurisées avant utilisation.
• Les organisateurs se réservent le droit d'inspecter, de tester et de retirer tout équipement électrique qui semble défectueux ou dont l'inspection électrique n'est pas suffisamment prouvée.

Personnes handicapées et installations adaptées

• Des ascenseurs et des toilettes pour personnes handicapées sont disponibles dans tout le bâtiment. Les personnes handicapées doivent bénéficier des mêmes opportunités que les personnes valides. Cela inclut la possibilité d'assister aux expositions et de voir les objets exposés. Veuillez vous assurer que les personnes handicapées sont pleinement prises en charge pendant votre événement.

Internet sans fil

Les organisateurs fourniront un réseau Wi-Fi gratuit pendant toute la durée de l'événement. Il s'agit d'un réseau Wi-Fi public, recommandé pour une navigation légère. Si vous avez besoin d'un accès Internet dédié, par exemple pour des présentations sur votre stand, nous vous conseillons de contacter les organisateurs.

Sécurité

• Les organisateurs prendront toutes les précautions raisonnables pendant toute la durée de l'événement, mais tous les participants sont tenus de veiller à la sécurité de leurs biens et ne doivent pas laisser leurs stands sans surveillance pendant l'événement.
• Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables des pertes, dommages ou accidents pouvant survenir aux biens ou au personnel des partenaires ; par conséquent, les participants et les partenaires doivent souscrire une assurance complète.

Autres

Autres éléments essentiels auxquels les organisateurs d'événements parallèles doivent se conformer :

• Premiers secours : Une équipe médicale sera présente lors de l'événement. Pour toute question relative aux premiers secours, veuillez vous adresser immédiatement aux organisateurs ou contacter le bureau d'information.
• Cadeaux et promotions : Si vous avez l'intention d'organiser des concours, tels que des tombolas, des tirages au sort ou toute autre activité où de l'argent peut être échangé ou des prix gagnés par le public, veuillez vous assurer que vous respectez les règles de votre entreprise en matière de concours.
• Santé et sécurité : les organisateurs appliquent des normes élevées en matière de santé et de sécurité et exigent de leurs partenaires qu'ils travaillent de manière sûre, sans mettre en danger leur propre sécurité ou celle d'autrui. Votre sécurité est notre priorité absolue. Nous avons élaboré un plan de sécurité auquel vous et vos équipes pouvez vous fier.
• Assurance : le partenaire est entièrement responsable de la souscription d'une assurance complète pour son matériel, ses supports d'affichage, ses biens personnels et son personnel. Toute perte ou tout dommage survenant pendant l'événement doit être immédiatement signalé aux organisateurs et au service de sécurité sur place.
• Photographie et tournage : les partenaires sont autorisés à venir accompagnés de leur photographe officiel, mais doivent obtenir l'accord écrit préalable des organisateurs.
• Politique en matière de tabac : il est interdit de fumer ou de vapoter dans les zones d'exposition.

Les organisateurs s'engagent à garantir une expérience exceptionnelle à tous les participants de la Triennale.